Hiệu quả trong công việc trí óc đồng nghĩa với việc đưa ra được những quyết định đúng đắn và hành động hiệu quả. Đây là 9 mẹo để bạn có thể tăng hiệu quả công việc thông qua sự tập trung và thoả hiệp.

Bạn sẽ không bao giờ đoán được lý do mà tổng thống Mỹ Barack Obama được khen ngợi là một người có năng suất làm việc rất tốt. Lý do đơn giản là vì ông ấy chỉ mặc bộ vest xanh hoặc xám?!!

Điều này nghe thật điên rồ phải không?
Nhưng điều này thật sự có lý. Đừng để những quyết định đơn giản như mặc quần áo ra sao làm bạn tốn công suy nghĩ mà thay vào đó, bạn nên dùng  công sức này cho những quyết định quan trọng hơn. Tránh được việc tập trung lựa chọn quần áo, tổng thống Obama giảm thiểu được việc phải ra những quyết định khi làm việc, điều này cho phép ông lần lượt hoàn thành các quyết định khác một cách tốt hơn. Đây là một chiến lược khá thú vị, nó làm tôi tự hỏi về các thủ thuật tương tự để chúng ta – những lao động trí óc, có thể sử dụng để làm tăng năng suất trong công việc. Việc này càng quan trọng hơn trong thời điểm mà tốc độ tăng trưởng của năng suất làm việc đang giảm nhanh ở các nước phát triển.

Hãy tập trung!

Đối với những người lao động trí óc, năng suất làm việc bao gồm việc chuyển đổi những thông tin, dữ liệu thành các kiến thức, việc này đòi hỏi bạn phải tập trung toàn bộ tâm trí và năng lượng của bạn vào công việc. Nói thì dễ, nhưng làm thì khó. Nơi làm việc của chúng ta luôn chứa đầy những yếu tố gây ra sự phân tâm, và những yếu tố này sẽ ngăn cản bạn hoàn thành những công việc, ngay cả những việc được xem là dễ dàng nhất. Đây là ba cách giúp bạn xây dựng sự tập trung cho bản thân:

  • Hãy yêu cầu sự riêng tư trong công việc: Khi cần sự tập trung để làm việc, bạn hãy thẳng thắn nói cho mọi người biết. Bằng cách này, bạn sẽ không bị quấy rầy vì những đồng nghiệp của bạn hiểu rằng bạn đang phải tập trung tối đa để hoàn thành công việc.
  • Hãy yêu cầu sự riêng tư trên cả các thiết bị điện tử: Bạn hãy cho mọi người biết bạn đang bận bằng cách đặt các trạng thái báo hiệu “đang bận” trên các thiết bị điện tử của bạn như “không làm phiền” hoặc kích hoạt chế độ tự trả lời.
  • Hãy xem điện thoại của bạn như 1 củ khoai tây nóng: Bạn không nhất thiết phải trả lời khi điện thoại reo mà bạn lại đang bận. Hãy mạnh dạn tắt nó đi. Người gọi sẽ để lại tin nhắn và bạn sẽ giải quyết vấn đề sau khi hoàn thành công việc hoặc trong những lúc rảnh tay hơn.

Sự hợp tác

Khi đã chuyển được những dữ liệu thành kiến thức, bạn phải dựa trên nó để bắt đầu thực hiện các công việc của mình. Điều này sẽ liên quan đến sự cộng tác với đồng nghiệp, đối tác kinh doanh, nhà cung cấp,… “Sự hợp tác là sẽ hình thành qua các cuộc gặp trực tiếp với đối tác” – đây là một suy nghĩ sai lầm của đa số chúng ta, thực tế, để có một sự hợp tác tốt, cần một chút khéo léo hơn là việc bạn cứ thiết lập liên tục các cuộc họp. Đây là ba gợi ý cho bạn để cải thiện sự hợp tác:

  • Hãy suy nghĩ kĩ trước khi bạn chuẩn bị một cuộc gặp: Cộng tác đâu phải lúc nào cũng đòi hỏi một cuộc gặp gỡ. Hãy tự hỏi bản thân rằng: Vấn đề này có quan trọng đến nỗi cần một cuộc gặp trực tiếp hay không? Chắc chắn bạn sẽ nhận ra có những vấn đề mà chỉ cần vài cuộc gọi điện hoặc tin nhắn là đã có thể giải quyết một cách nhanh gọn.
  • Bỏ quan điểm “Càng đông càng vui” đi: Nếu thực sự cần một cuộc gặp gỡ để bàn bạc cụ thể các vấn đề, bạn nên tự hỏi bản thân trước: Ai là những người sẽ nên mời và ai là những người không cần thiết? Hãy chỉ mời những người mà sự hiện diện của họ là yếu tố quan trọng để có thể giải quyết vấn đề.
  • Xác lập rõ ràng nội dung cuộc gặp. Khi gặp đối tác, bạn nên giải thích rõ ràng lý do của cuộc gặp gỡ này, tại sao sự có mặt của đối phương là quan trọng và những gì sẽ được giải quyết sau cuộc gặp này. Hãy cho phép người tham dự không tham gia nếu tự bản thân họ cảm thấy họ không đóng góp được gì.

Quyết định!

Việc ra quyết định chung đòi hỏi việc tập hợp những người với sự đa dạng về kiến thức và kinh nghiệm cá nhân để có thể đi đến một quyết định tốt nhất.. Có rất nhiều cuốn sách viết về nghệ thuật đưa ra quyết định, ở đây chúng tôi xin đề cập đến ba gợi ý đơn giản và dễ áp dụng.

  • Khuyến khích sự bất đồng: Lãnh đạo nhóm phải khuyến khích thành viên trong nhóm bày tỏ những sự mong muốn, sự tôn trọng, bất đồng. Hãy đóng vai “người kịch liệt phản đối” để xem xét kỹ lưỡng các lựa chọn khi bạn đang nghiên cứu chúng­
  • Tập trung vào vấn đề: Ra quyết định trở nên không như mong đợi khi các thành viên trong nhóm trở nên bị phân tâm và không còn nhìn nhận được vấn đề. Hãy cân nhắc, suy nghĩ kĩ lưỡng lại vấn đề mỗi khi bạn cảm thấy mình đi lệch hướng.
  • Nói ít và nghe nhiều hơn: Tham gia các cuộc họp với vai trò là một người nghe giúp bạn đánh giá kĩ lưỡng vấn đề thông qua các ý kiến được đưa ra, để từ đó bạn đưa ra quyết định chính thức. Lãnh đạo nhóm nên dành trọn ít nhất 80% thời gian để lắng nghe,quan sát và chỉ nên nói trong 20% thời gian còn lại.

Công việc của chúng ta chắc chắn rất khác biệt so với các Tổng thống Hoa Kỳ, tuy nhiên chúng ta có thể học hỏi từ họ để tìm ra các giải pháp nâng cao hiệu quả làm việc của chính bản thân.

Nguồn: Jabra Blog